Mẹo Email

Nguyên tắc khi gửi email hàng loạt

các phương pháp hay nhất để đảm bảo thư của họ được gửi tới người dùng Gmail. Gmail phân loại thư đến theo những cách sau:

  • Spam so với không phải spam: Thư spam được đặt trong thư mục spam, trong khi thư không phải là spam được đặt trong hộp thư đến.
  • Danh mục thư: Hầu hết người dùng sử dụng hộp thư đến mặc định của Gmail, vốn có chức năng tiếp tục phân loại các thư không phải spam vào các danh mục – Chính, Xã hội, Quảng cáo, Nội dung cập nhật và Diễn đàn. Danh mục Chính, Xã hội và Quảng cáo được bật theo mặc định, nhưng người dùng có thể chọn để bật hoặc tắt từ cả năm danh mục cho đến không có danh mục nào. Danh mục Chính bao gồm những cuộc hội thoại trực tiếp và các danh mục thư hiện chưa được bật.

Việc phân loại thư phụ thuộc rất nhiều vào các báo cáo từ người dùng. Người dùng Gmail có thể đánh dấu và hủy đánh dấu thư là spam và có thể di chuyển các thư không phải spam giữa các tab trong hộp thư đến. Trong cả hai trường hợp Gmail học hỏi từ các sửa chữa của người dùng và tự động điều chỉnh cách phân loại theo thời gian để phù hợp với tùy chọn của người dùng.

Các nguyên tắc sau đây có thể giúp bạn dự đoán được kết quả phân loại và làm cho người nhận hài lòng.

Phân loại hộp thư đến

Danh mục trong hộp thư đến

Phân loại spam

Xác thực và nhận dạng
Đăng ký
Hủy đăng ký
Định dạng
Gửi được thư
Người gửi bên thứ ba
Chương trình tiếp thị liên kết

Danh mục trong hộp thư đến của Gmail giúp người dùng sắp xếp và kiểm soát hộp thư đến tốt hơn bằng cách phân loại thư vào các danh mục và đặt thư từ các danh mục đó vào các tab.

Người dùng có thể chọn để luôn đưa các thư và người gửi cụ thể vào một danh mục riêng biệt và có thể bật hoặc tắt từng danh mục. Việc gắn dấu sao một thư sẽ đưa thư đó vào danh mục Chính. Gmail học hỏi từ các sửa chữa của người dùng và tự động điều chỉnh cách phân loại theo thời gian để phù hợp với tùy chọn của người dùng.

Dưới đây là những gì bạn có thể làm để giúp Gmail phân loại thư chính xác hơn:

  • Gởi các thư thuộc các danh mục khác nhau (ví dụ: quảng cáo, thông báo giao dịch, cập nhật xã hội) từ các địa chỉ người gửi khác nhau và cố gắng giữ cho các địa chỉ đó nhất quán theo thời gian.
  • Tránh kết hợp các loại nội dung khác nhau trong một email. Ví dụ: việc đưa quảng cáo vào một thư thông báo giao dịch có thể làm cho hệ thống phân loại thư đó là quảng cáo.

Xác thực và nhận dạng

Để đảm bảo rằng Gmail có thể nhận dạng bạn:

  • Hãy sử dụng địa chỉ IP nhất quán để gửi thư hàng loạt.
  • Giữ các bản ghi DNS ngược hợp lệ cho (các) địa chỉ IP mà bạn gửi thư từ đó và trỏ tới miền của bạn.
  • Sử dụng cùng một địa chỉ trong tiêu đề ‘Từ:’ trên mỗi thư hàng hoạt bạn gửi.

Chúng tôi cũng khuyên bạn nên làm những điều sau đây:

    • Ký thư bằng DKIM. Chúng tôi không xác thực thư được ký bằng các khóa sử dụng ít hơn 1024 bit.
    • Xuất bản bản ghi SPF .
    • Xuất bản chính sách DMARC.

    Tìm hiểu thêm về xác thực email.

    Nguyên tắc bổ sung cho IPv6

          • IP gửi phải có bản ghi PTR (ví dụ: DNS ngược của IP gửi) và nó phải khớp với IP thu được thông qua quá trình phân giải DNS chuyển tiếp của tên máy chủ được chỉ định trong bản ghi PTR. Nếu không, thư sẽ bị đánh dấu là spam hoặc có thể bị từ chối.
          • Miền gửi phải vượt qua kiểm tra SPF hoặc kiểm tra DKIM. Nếu không, thư có thể bị đánh dấu là spam.

          Đăng ký

          Mỗi người dùng trong danh sách phân phối của bạn phải chọn để nhận thư từ bạn bằng một trong những cách sau đây (chọn đồng ý):

                • Thông qua một email yêu cầu đăng ký vào danh sách của bạn.
                • Bằng cách chọn thủ công một hộp trong một biểu mẫu web hoặc trong một phần mềm.

                Chúng tôi cũng khuyên bạn nên xác minh từng địa chỉ email trước khi đăng ký chúng vào danh sách của bạn.

                Các phương pháp thu thập địa chỉ sau đây không được xem là ‘chọn đồng ý’ và không được khuyên dùng:

                      • Sử dụng danh sách địa chỉ email mua từ bên thứ ba.
                      • Thiết lập hộp kiểm trong một biểu mẫu web hoặc trong một phần mềm để đăng ký tất cả người dùng theo mặc định (yêu cầu người dùng phải chọn cụ thể là không đồng ý nhận thư).

                      Hủy đăng ký

                      Người dùng phải có thể hủy đăng ký khỏi danh sách gửi thư của bạn bằng một trong những cách sau:

                            • Một liên kết nổi bật nằm trong phần nội dung của email dẫn người dùng đến một trang xác nhận việc hủy đăng ký của mình (không yêu cầu dữ liệu đầu vào từ người dùng, ngoại trừ việc xác nhận).
                            • Bằng cách trả lời email của bạn với yêu cầu hủy đăng ký.

                            Vì Gmail có thể giúp người dùng tự động hủy đăng ký khỏi email của bạn, chúng tôi khuyên bạn làm điều sau:

                                  • Cung cấp tiêu đề ‘List-Unsubscribe’ trỏ tới một địa chỉ email hoặc URL mà tại đó người dùng có thể bỏ đăng ký dễ dàng khỏi danh sách gửi thư trong tương lai. (Lưu ý: Điều này không phải là phương pháp thay thế cho việc hủy đăng ký.)

                                  Để giúp đảm bảo thư của bạn không bị đánh dấu là spam, chúng tôi cũng khuyên bạn nên:

                                        • Tự động hủy đăng ký những người dùng có địa chỉ trả lại nhiều thư.
                                        • Gửi thư xác nhận định kỳ cho người dùng.
                                        • Bao gồm từng danh sách gửi thư họ đã đăng ký và tạo cơ hội để hủy đăng ký khỏi những danh sách họ không còn quan tâm nữa.

                                        Có khả năng người dùng của bạn chuyển tiếp thư từ các tài khoản khác, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên:

                                              • Biểu thị rõ ràng địa chỉ email được đăng ký vào danh sách của bạn.
                                              • Hỗ trợ phương pháp hủy đăng ký khỏi danh sách gửi thư của bạn bằng URL (điều này là có lợi nếu người quản lý danh sách gửi thư của bạn không thể nhận biết là ai hủy đăng ký dựa trên địa chỉ ‘Trả lời:’).

                                              Định dạng
                                                    • Tất cả thư phải được định dạng theo RFC 5322 và nếu sử dụng HTML thì định dạng theo tiêu chuẩn HTML.
                                                    • Thư phải có trường tiêu đề ‘Message-ID:’ hợp lệ.
                                                    • Thư phải biểu thị chúng là thư hàng loạt bằng cách sử dụng trường tiêu đề ‘Precedence: bulk’.
                                                    • Việc cố tình giấu người gửi thư thực sự hoặc trang đích thực sự cho bất kỳ liên kết web nào trong thư có thể gây hậu quả là không gửi thư được.
                                                    • Chủ đề của mỗi thư phải phù hợp với nội dung và không gây hiểu nhầm.
                                                    • Miền xác thực, miền Từ phong bì, miền Từ tải dữ liệu, miền trả lời và miền của người gửi không vi phạm các nguyên tắc của Hồ sơ bảo mật Unicode có tính hạn chế cao dành cho miền quốc tế.

                                                    Gửi được thư

                                                    Tuy Gmail nỗ lực để gửi tất cả các thư hợp lệ tới hộp thư đến của người dùng, nhưng có khả năng là một số thư hợp lệ có thể bị đánh dấu là spam. Gmail không chấp nhận yêu cầu ‘danh sách trắng’ từ những người gửi hàng loạt và chúng tôi không thể đảm bảo rằng tất cả thư của bạn sẽ qua các bộ lọc spam của chúng tôi. Để đảm bảo rằng người dùng của chúng tôi nhận được tất cả các thư họ muốn, chúng tôi đã cung cấp cho người dùng một phương pháp để gửi cho chúng tôi phản hồi về các thư bị gắn cờ là spam — người dùng có tùy chọn nhấp vào nút ‘Không phải spam’ cho mỗi thư bị các bộ lọc spam của chúng tôi gắn cờ. Chúng tôi lắng nghe báo cáo của người dùng và khắc phục vấn đề để mang lại cho họ trải nghiệm người dùng tốt nhất. Miễn là người dùng của chúng tôi không xem thư của bạn là spam, bạn sẽ không gặp vấn đề nào khi gửi thư vào hộp thư đến.

                                                    Có hai yếu tố quan trọng, trong trường hợp thông thường, giúp thư tới được hộp thư đến của người dùng Gmail ‘:

                                                          • Địa chỉ ‘Từ:’ được liệt kê trong danh sách liên hệ của người dùng.
                                                          • Một người dùng nhấp vào ‘Không phải spam’ để báo cho Gmail là thư được gửi từ địa chỉ được chấp nhận.

                                                          Nếu bạn gửi cả thư quảng cáo và thư giao dịch có liên quan đến tổ chức của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên chia thư theo mục đích càng rõ ràng càng tốt. Bạn có thể làm điều này bằng cách:

                                                                • Sử dụng địa chỉ email riêng biệt cho từng chức năng.
                                                                • Gửi thư từ các miền và/hoặc địa chỉ IP khác nhau cho từng chức năng.

                                                                Khi sử dụng những mẹo này, thư giao dịch quan trọng sẽ có nhiều khả năng được gửi tới hộp thư đến của người dùng hơn. Các nguyên tắc của chúng tôi nhằm mục đích giúp bạn xây dựng danh tiếng tốt hơn trong hệ thống Gmail, qua đó giúp bạn gửi thư liên tục tới các hộp thư đến trong Gmail.

                                                                Người gửi bên thứ ba

                                                                Nếu người khác sử dụng dịch vụ của bạn để gửi thư (ví dụ: các ISP), bạn có trách nhiệm theo dõi người dùng của bạn và/hoặc hành vi của khách hàng.

                                                                      • Bạn phải có một địa chỉ email cho người dùng và/hoặc khách hàng để báo cáo lạm dụng (abuse@yourdomain.com).
                                                                      • Bạn phải duy trì thông tin liên hệ được cập nhật trong hồ sơ WHOIS của bạn và trên abuse.net.
                                                                      • Bạn phải chấm dứt kịp thời tất cả người dùng và/hoặc khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn để gửi thư spam.

                                                                      Chương trình tiếp thị liên kết

                                                                      Các chương trình tiếp thị liên kết sẽ thưởng cho các bên thứ ba để đưa người truy cập đến trang web của bạn. Tuy nhiên, những chương trình này có thể bị những đối tượng gửi spam thành thạo lợi dụng và có thể gây hại nhiều hơn lợi. Vui lòng lưu ý những điều sau:

                                                                          • Nếu thương hiệu của bạn gắn với spam tiếp thị liên kết, thì điều này có thể ảnh hưởng đến thư được bạn và những đơn vị liên kết khác của bạn gửi.
                                                                          • Bạn có trách nhiệm theo dõi các đơn vị liên kết của bạn và loại bỏ những đơn vị liên kết này nếu họ gửi spam.

                                                                          Hướng dẫn cách tạo và sử dụng nhãn gmail

                                                                          Tạo nhãn

                                                                          Bạn sẽ cần phải sử dụng máy tính để tạo nhãn Gmail.

                                                                          1. Trên máy tính, mở Gmail và đăng nhập.
                                                                          2. Ở bên trái, bên dưới danh sách nhãn, nhấp vào Danh sách mở rộng. Nếu bạn không thấy Danh sách mở rộng, hãy kéo đường phân chia màu xám xuống để hiển thị các nhãn khác.
                                                                          3. Nhấp vào Tạo nhãn mới.
                                                                          4. Nhập tên của nhãn mới.
                                                                          5. Nhấp vào Tạo.

                                                                          Áp dụng một hoặc nhiều nhãn cho một thư

                                                                          Khi bạn thêm một nhãn cho một cuộc hội thoại, nhãn này chỉ áp dụng cho các thư đã có trong chuỗi đó. Khi bạn tìm kiếm thư được gắn nhãn, bạn sẽ thấy bất kỳ thư nào phù hợp với nhãn đó cùng với chuỗi cuộc trò chuyện của các thư này.

                                                                          Máy tính

                                                                          1. Trên máy tính, mở Gmail và đăng nhập.
                                                                          2. Chọn hộp kiểm bên cạnh một thư.
                                                                          3. Ở trên cùng, nhấp vào Nhãn .
                                                                          4. Thực hiện một trong số những điều sau:
                                                                            • Để thêm nhãn vào thư, nhấp vào nhãn bạn muốn thêm vào.
                                                                            • Để thêm nhiều nhãn, chọn hộp bên cạnh các nhãn bạn muốn, sau đó nhấp vào Áp dụng.

                                                                          Bạn cũng có thể thêm nhãn cho một cho thư bạn đang viết.

                                                                          • Ở góc dưới bên phải của thư, nhấp vào Tùy chọn khác .
                                                                          • Nhấp vào Nhãn.
                                                                          • Chọn một hoặc nhiều nhãn.

                                                                          Ứng dụng Gmail dành cho Android

                                                                          1. Mở hoặc chọn một hay nhiều thư.
                                                                          2. Chạm vào menu ( Menu hoặc nút menu của thiết bị).
                                                                          3. Chọn Thay đổi nhãn.
                                                                          4. Chọn hoặc bỏ chọn nhãn.
                                                                          5. Chạm vào OK.

                                                                          iPhone hoặc iPad

                                                                          Mở ứng dụng Gmail.

                                                                          1. Mở thư.
                                                                          2. Ở góc trên bên phải, chạm vào mũi tên xuống .
                                                                          3. Chạm vào Nhãn.
                                                                          4. Chọn một hoặc nhiều hộp cho các nhãn bạn muốn thêm vào thư.
                                                                          5. Ở phía trên bên phải, chạm vào Áp dụng.

                                                                          Sắp xếp nhãn

                                                                          Chỉnh sửa hoặc xóa nhãn

                                                                          1. Trên máy tính, mở Gmail.
                                                                          2. Ở phía bên trái của trang Gmail, trỏ chuột vào nhãn.
                                                                          3. Bên cạnh nhãn bạn muốn chỉnh sửa, nhấp vào mũi tên xuống hiển thị.
                                                                          4. Trong hộp xuất hiện, hãy chỉnh sửa nhãn.
                                                                          5. Tùy chọn: Nếu bạn muốn làm cho nhãn này thành nhãn phụ trong một nhãn bạn đã sử dụng, nhấp vào hộp kiểm bên cạnh “Nhãn tiếp theo bên dưới” và chọn nhãn hiện có bạn muốn.
                                                                          6. Nhấp Lưu.
                                                                          1. Trên máy tính, mở Gmail.
                                                                          2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào biểu tượng cài đặt Settings.
                                                                          3. Nhấp vào Cài đặt.
                                                                          4. Nhấp vào Nhãn.

                                                                          Một số cài đặt bạn có thể thay đổi:

                                                                          • Chọn nhãn nào xuất hiện ở phía bên trái của trang Gmail
                                                                          • Đặt nhãn để chỉ xuất hiện khi chúng bao gồm thư chưa đọc
                                                                          • Chọn nhãn nào hiển thị trên thư của bạn
                                                                          • Xóa nhãn

                                                                          Lưu ý: Gmail cho phép bạn sử dụng tối đa 5.000 nhãn.Nếu vượt quá giới hạn này thì bạn có thể gặp sự cố với Gmail.

                                                                          Nylas N1 – Trình quản lí email đa nền tảng dành cho máy tính

                                                                          Việc sử dụng email hiện nay hầu như rất phổ biến, và người dùng thường có thói quen truy cập vào trang web của dịch vụ email mình sử dụng để duyệt và gửi mail. Và nếu như bạn là một người sử dụng nhiều dịch vụ email khác nhau thì việc phải mở trang web, đăng nhập vào tài khoản ở mỗi tài khoản sẽ rất mất thời gian. Do đó, việc sử dụng các trình quản lí email client trên máy tính sẽ rất tiện lợi, bạn chỉ việc đăng nhập lần lượt các tài khoản email của mình vào ứng dụng, sau đó mỗi lần cần duyệt và gửi mail, chỉ việc mở duy nhất ứng dụng lên và tất cả đã sẳn sàng để bạn làm việc.

                                                                          Hiện nay có khá nhiều các ứng dụng email client được phát hành cho người dùng máy tính, và hầu hết chúng đều miễn phí và là mã nguồn mở. Nếu bạn muốn trải nghiệm một ứng dụng email client có giao diện dễ sử dụng, gọn nhẹ và hiện đại thì N1 đến từ hãng phần mềm Nylas là một lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh

                                                                          Hiện tại N1 đang trong giai đoạn phát triển nên để có thể tải về và sử dụng, bạn cần phải đăng ký. Để đăng ký xếp hàng chờ, bạn hãy truy cập vào địa chỉ https://invite.nylas.com và nhập email của mình vào.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (1)

                                                                          Khi được duyệt, bạn sẽ nhận được 1 email với nội dung là liên kết tải về cài đặt N1 cùng mã đăng ký.

                                                                          Cài đặt và trải nghiệm

                                                                          Sau khi tải về, bạn khởi chạy tập tin cài đặt của N1 và lướt qua những thông tin giới thiệu sơ lược về phần mềm.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (2)

                                                                          Đến giao diện code đăng ký, bạn hãy nhập mã code mình nhận được trong email xác nhận từ Nylas.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (3)

                                                                          Tiếp theo, bạn hãy lựa chọn dịch vụ email mà mình đang có tài khoản trên đó. Ở đây bạn sẽ được N1 cung cấp hỗ trợ 1 số các dịch vụ email thông dụng như Gmail, Microsoft Exchange, iCloud, Outlook và Yahoo. Nếu tài khoản email của bạn không nằm trong danh sách này, bạn hãy lựa chọn IMAP/SMTP Setup để thiết lập thủ công.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (4)

                                                                          Ở đây ta thử chọn Gmail để liên kết với tài khoản. Cửa sổ trình duyệt sẽ mở ra, yêu cầu bạn đăng nhập và phê duyệt cho Nylas Mail N1 được phép liên kết và khai thác thông tin từ tài khoản Gmail của bạn.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (5)

                                                                          Khi đã hoàn thành quá trình kết nối với tài khoản dịch vụ email, bạn sẽ được chuyển sang mục tùy chọn giao diện làm việc trong N1. Ở đây bạn sẽ có 2 lựa chọn giao diện tùy theo ý thích.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (6)

                                                                          Kế đến là các tùy chọn cài đặt một số Plugin hỗ trợ, nếu bạn quan tâm, hãy nhấn Install để cài đặt. Còn không thì hãy nhấn Start Using N1 để truy cập thẳng vào giao diện N1.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (7)

                                                                          Bây giờ thì giao diện của N1 đã hiển thị trước mắt bạn. Trông khá đơn giản, sáng sủa và dễ quản lí phải không?

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (8)

                                                                          Để thay đổi giao diện của N1, bạn hãy nhấp vào biểu tượng 3 gạch ở bên gốc trên bên phải của giao diện N1 và chọn lệnh Preferences.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (9)

                                                                          Hộp thoại Preferences xuất hiện, bạn hãy nhấn vào tab Appearance và nhấp vào giao diện hiển thị mình muốn. Ở đây có thêm tùy chọn kích hoạt giao diện nền tối cho N1.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (10)

                                                                          Khi bạn nhấp vào mỗi lựa chọn, thao tác sẽ được thực thi ngay lập tức.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (11)

                                                                          Bên cạnh tùy chọn về giao diện, Preferences còn cung cấp một số các tùy chọn thao tác khác như thêm tài khoản (Accounts), phím tắt thao tắc nhanh (Shortcuts), thông báo (Notifications).

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (12)

                                                                          Khi cần soạn email, bạn hãy nhấp vào biểu tượng soạn email phía trên tên tài khoản. Hộp thoại soạn email sẽ xuất hiện. Có thể thấy giao diện soạn thảo email của N1 khá đơn giản và tối giản cực kỳ.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (13)

                                                                          Tương tự như các trình email client khác, giao diện đọc email cũng được cung cấp 1 số các tùy chọn cơ bản như lưu trữ, xóa, đánh dấu, báo cáo spam, gắn tags để người dùng thiết lập cho email đang xem.

                                                                          nylas-n1--trinh-quan-li-email-da-nen-tang-danh-cho-may-tinh (14)

                                                                           

                                                                          Sau quá trình trải nghiệm, N1 hoạt động tương đối nhẹ nhàng và không có bất kỳ lỗi phát sinh nào. Do đó bạn có thể hoàn toàn an tâm sử dụng N1 cho nhu cầu quản lí email cá nhân của mình trên máy tính.

                                                                          Hãy chia sẻ cho mọi người cùng biết điều thú vị này. 😀

                                                                          Nguồn: genk.vn

                                                                          Gmail cập nhật tính năng chặn email

                                                                          Google đã vừa mới cập nhật thêm tính năng mới cho nền tảng Gmail của mình. Theo đó, kể từ ngày hôm nay, người dùng Gmail nền web đã có thể chặn tin nhắn của những người mà mình không muốn nhận mail từ họ. Có thể coi đây là nỗ lực của gã khổng lổ tìm kiếm nhằm tăng trải nghiệm người dùng khỏi những email spam và rác.

                                                                          gmail-cap-nhat-tinh-nang-chan-email-

                                                                           

                                                                          Để thực hiện việc chặn email từ những người mà mình không muốn nhận, bạn chỉ cần vào xem email đã nhận rồi bấm nút tùy chọn bên cạnh giờ gửi mail. Một danh sách các thiết lập sẽ hiện ra và bạn có thể bấm vào nút “Block” để chặn nhận tin nhắn của người đó.

                                                                          Sau khi chặn, các tin nhắn của người bị chặn sẽ tự động vào hòm thư Spam của người dùng. Trong trường hợp thay đổi ý định, người dùng vẫn có thể xóa người này ra khỏi danh sách chặn của mình ở trong các thiết lập của Gmail.

                                                                          gmail-cap-nhat-tinh-nang-chan-email-

                                                                           

                                                                          9 sai lầm thường gặp khi sử dụng email

                                                                          Email giờ đây đã trở thành công cụ giao tiếp không thể thiếu trong đời sống, từ những thông tin hàng ngày, giao tiếp cơ bản cho tới công việc, chúng ta đều sử dụng email bởi tính tiện dụng của nó. Dù mang tới nhiều lợi ích nhưng nó cũng gây không ít khó chịu cho người dùng, bạn có thể dễ dàng gặp stress nếu như email công việc được gửi tới tập mà không có thời gian giải quyết kịp thời.

                                                                          Dù yêu hay ghét thì bạn cũng nên tham khảo một số lỗi thường gặp khi sử dụng email để tránh những sai xót không đáng có.

                                                                          1. Quên sao lưu email quan trọng

                                                                          9-sai-lam-thuong-gap-khi-su-dung-email (5)

                                                                          Chúng ta thường có xu hướng nghĩ rằng email là nơi lưu trữ không giới hạn cho tất cả email nhận được. Nhưng dù sao, nó cũng chỉ là dịch vụ của nhà cung cấp và không có gì đảm bảo cho tất cả. Những thông tin quan trọng không nên lưu tại duy nhất một nơi.

                                                                          Điều gì sẽ xảy ra nếu như email của bạn bỗng nhiên bị tấn công? Hoặc dịch vụ Gmail bỗng nhiên lỗi truy cập khi bạn cần lấy thông tin gấp? Hãy sao lưu ngay bây giờ để tránh những điều đáng tiếc.

                                                                          2. Gửi thông tin nhạy cảm qua email

                                                                          9-sai-lam-thuong-gap-khi-su-dung-email (6)

                                                                           

                                                                          Email có vẻ như là một nơi cá nhân, nhưng sự thực không hoàn toàn như vậy. Dù dữ liệu được gửi đi đã mã hóa thì cũng nên biết rằng bất cứ thứ gì chuyển đi qua internet, nó đều có thể bị kẻ xấu lợi dụng sao lưu.

                                                                          Những thông tin nhạy cảm nên được lưu trữ cẩn thận và hạn chế tối đa việc gửi/nhận qua email cũng như các dịch vụ chia sẻ hay lưu trữ đám mây. Nếu như bắt buộc phải dùng email, bạn hãy đặt mật khẩu cho tập tin thật cẩn thận để hạn chế việc xâm phạm.

                                                                          3. Đọc xong, bỏ đó, quên trả lời

                                                                          9-sai-lam-thuong-gap-khi-su-dung-email (7)

                                                                          Đây là lỗi thường gặp nhất với những người nhận số lượng email lớn. Bạn nhận được email, đọc nó và nghĩ rằng mình sẽ trả lời sớm, nhưng một thời gian dài sau đó bạn nhận ra rằng mình bỗng quên sự tồn tại của nó và phản hồi chậm, thậm chí gây ra điều đáng tiếc do phản hồi chậm.

                                                                          Vì vậy, trong trường hợp trả lời email sau khi đọc, nên phản hồi nhanh nhất có thể và chậm nhất là nửa ngày. Ngoài ra bạn có thể thiết lập bộ lọc để đặt những email quan trọng cần trả lời sớm lên trước.

                                                                          4. Gửi email sai địa chỉ hoặc gửi tới quá nhiều người

                                                                          Tính năng gợi ý người nhận trên các ứng dụng email rất dễ khiến chúng ta gửi thư tới nhầm địa chỉ bởi nó hiển thị tên người nhận phía trước địa chỉ. Do đó, cần kiểm tra lại kỹ địa chỉ email thay vì chỉ nhìn tên người nhận (vì có thể trùng tên), tránh sử dụng chức năng tự động gợi ý của nhà cung cấp. Đôi khi, việc gửi nhầm lẫn có thể khiến tài liệu mật của bạn bị lộ ra ngoài do gửi tới kẻ xấu.

                                                                          9-sai-lam-thuong-gap-khi-su-dung-email

                                                                          Bên cạnh đó, cần hiểu rõ To và Cc trong email. Những địa chỉ email nằm ở ô To sẽ là người bạn muốn nhận được trực tiếp thông tin hoặc phản hồi từ họ; đối với Cc là những người chỉ cần một bản sao của email để theo dõi. Tránh gửi email tới nhiều người không cần thiết hoặc ít liên quan và đặc biệt lưu ý việc trả lời tất cả email hoặc trả lời 1 email duy nhất.

                                                                          5. Kiểm tra email quá thường xuyên

                                                                          9-sai-lam-thuong-gap-khi-su-dung-email

                                                                          Trong thực tế nhiều công việc đòi hỏi việc kiểm tra email liên tục để đáp ứng hoặc phản hồi nhanh nhất có thể. Theo một nghiên cứu, chúng ta dành khoảng 28% thời gian cho việc kiểm tra mail, tương đương với 13 giờ một tuần hoặc 650 giờ một năm. Đôi khi việc này không cần thiết, nó khiến chúng ta mất tập trung vào những công việc quan trọng hoặc việc dang dở. Chìa khóa để làm việc tốt hơn là hãy hạn chế kiểm tra email, tại sao bạn không kiểm tra email vào thời gian rảnh hoặc những giờ cố định thay vì nghĩ liên tục tới chúng.

                                                                          6. Không xử lý các email sau khi xem

                                                                          9-sai-lam-thuong-gap-khi-su-dung-email (1)

                                                                          Dù thường xuyên kiểm tra email, thế nhưng chỉ sau một thời gian hòm thư sẽ sớm đầy lên bởi chúng ta không có thói quen xử lý triệt để email sau khi xem. Để tránh tình trạng hộp thư bị đầy và ngập tràn rất nhiều loại email khác nhau từ hóa đơn thanh toán, công việc cho tới cá nhân,… sau khi xem xong, chúng ta nên nhóm chúng vào từng nhóm hợp lý hoặc xóa đi email không cần giữ lại.

                                                                          Một số ứng dụng hợp lý cho việc này là Google Inbox hoặc Mailstrom.

                                                                          7. Sử dụng hộp thư để tạo danh mục công việc và ghi chú

                                                                          9-sai-lam-thuong-gap-khi-su-dung-email (2)

                                                                           

                                                                          Đa phần thư điện tử đều hỗ trợ người dùng tạo to-do-list và ghi chú nhanh, nhưng đây không phải là mục đích chính của nó, vì vậy tốt nhất bạn nên sử dụng ứng dụng chuyên nghiệp hơn (như evernote). Khi sử dụng tính năng trên ở email, nó có thể nhanh chóng bị lấp đầy bởi rất nhiều email gửi tới mỗi ngày.

                                                                          8. Sử dụng cuộc hội thoại cũ cho chủ đề mới

                                                                          9-sai-lam-thuong-gap-khi-su-dung-email (3)

                                                                           

                                                                          Một trong những điều khó chịu nhất tôi từng gặp khi sử dụng email là những tiêu đề thư với nội dung “Re: Re: Re: Re:….” xuất hiện liên tục, nó sẽ khiến người nhận khó theo dõi hơn và dần họ sẽ không thể nhìn thấy tiêu đề chính của mail ở màn hình chính.

                                                                          Vì vậy, hãy bắt đầu một email mới thay vì sử dụng chức năng reply-all ở email cũ. Ví dụ: Bạn không nên sử dụng email thảo luận về bữa tiệc của tháng trước để nói về việc chuẩn bị cho bữa tiệc vào tuần tới, hãy tạo email mới!

                                                                          9. Dùng tiêu đề thư nhìn đã chán

                                                                          9-sai-lam-thuong-gap-khi-su-dung-email (4)

                                                                           

                                                                          Tiêu đề thư là thứ mà dân marketing đầu tư rất nhiều thời gian để viết, thế nhưng không chỉ ở ngành quảng cáo, trong bất kỳ email nào bạn cũng nên đầu tư thời gian cho nó. Tiêu đề thư quyết định mức độ nhận thức của người nhận với email bạn gửi, họ sẽ quyết định xem hay bỏ qua, thậm chí nhờ tiêu đề mà email sẽ có sự ưu tiên phản hồi của người nhận.

                                                                          Dù gửi email nội dung công việc, bạn cũng nên sử dụng tiêu đề đầy đủ thông tin và thu hút, tránh tuyệt đối việc bỏ trống.

                                                                           

                                                                          Tham khảo genk.vn, Lifehacker, ảnh minh họa Fruzsina Kuhar